Zarządzanie organizacją i prowadzenie własnego biznesu to przede wszystkim kontakt z ludźmi, liczne spotkania i zebrania. Od ich efektywności zależy efektywność naszego dnia, ale także to, jak czas spędzony z nami będą postrzegać inni ludzie. Jeśli chcesz, aby uczestnicy Twoich zebrań i spotkań postrzegali je jako potrzebne i efektywne, zamiast przysypiać i czekać na koniec, trzymaj się tych czterech zasad:
Ustal cel spotkania
Każde spotkanie czemuś służy, o ile prywatnie możemy spotkać się dla miłego spędzenia razem czasu, spotkania biznesowe powinny mieć z góry ustalony cel, jaki chcemy osiągnąć, by można go było potem zweryfikować. Zawsze pytaj o cel, kiedy ktoś prosi Cię o spotkanie i informuj o celu, kiedy kogoś na spotkanie zapraszasz.
Ustal ramy czasowe
Czas nie jest z gumy a im większe spotkanie, to więcej osobogodzin angażowanych jest w dyskusję, ważne jest zatem, aby z góry ustalić ile czasy poświęcimy na rozmowę i konsekwentnie trzymać się ustalonych ram.
Ostatnie 10% czasu przeznacz na podsumowanie
Jeśli chcesz, by Twoje spotkania kończyły się o czasie i były oceniane jako merytoryczne, zaznacz, że czas zbliża się do końca i chcesz podsumować najważniejsze wątki i ustalić dalsze kroki do podjęcia.
Ustalaj zasady przebiegu spotkania
W zależności od specyfiki spotkania te zasady będą różne, mogę dotyczyć tego, na jakich warunkach spotykasz się z pracownikiem, jeśli chce omówić projekt, możesz np. oczekiwać, że przygotuje listę pytań, albo kiedy prowadzisz zebranie, możesz poprosić o zapoznanie się w wcześniej z przesłanymi materiałami, by nie omawiać ich w całości na zebraniu, tylko skupić się na najważniejszych kwestiach.