Zarządzanie organizacją i prowadzenie własnego biznesu to przede wszystkim kontakt z ludźmi, liczne spotkania i zebrania. Od ich efektywności zależy efektywność naszego dnia, ale także to, jak czas spędzony z nami będą postrzegać inni ludzie. Jeśli chcesz, aby uczestnicy Twoich zebrań i spotkań postrzegali je jako potrzebne i efektywne, zamiast przysypiać i czekać na koniec, potrzebujesz przemyślanej strategii. Oto cztery zasady, które pomogą Ci przekształcić rutynowe spotkania w sesje pełne zaangażowania, produktywności i bezpośrednich efektów.
Ustal cel spotkania
Każde spotkanie czemuś służy, o ile prywatnie możemy spotkać się dla miłego spędzenia razem czasu, spotkania biznesowe powinny mieć z góry ustalony cel, jaki chcemy osiągnąć, by można go było potem zweryfikować. To właśnie cel definiuje kontur całego zebrania i pomaga uczestnikom skupić się na istocie dyskusji. Zanim zorganizujesz spotkanie, zastanów się dokładnie, jakie masz oczekiwania i co chcesz osiągnąć.
Pamiętaj, by komunikować cel spotkania jasno i z wyprzedzeniem wszystkim uczestnikom, co pozwoli im lepiej przygotować się do rozmowy. Zawsze pytaj o cel, kiedy ktoś prosi Cię o spotkanie, dzięki temu będziesz w stanie lepiej się przygotować lub świadomie podjąć decyzję czy dana sprawa wymaga spotkania i czy chcesz o niej rozmawiać. Ta strategia przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy ktoś proponuje Ci spotkanie, ale nie chce zdradzić powodu lub opowiada o nim enigmatycznie, a w rzeczywistości ma to być prezentacja sprzedażowa.
Ustal ramy czasowe
Czas nie jest z gumy a im większe spotkanie, to więcej osobogodzin angażowanych jest w dyskusję. Ważne jest zatem, aby z góry ustalić, ile czasu poświęcimy na rozmowę i konsekwentnie trzymać się ustalonych ram. Ograniczenie czasowe jest jednym z najlepszych sposobów na zapewnienie, że spotkanie będzie efektywne. Ustalenie ram czasowych i ścisłe ich przestrzeganie pomaga w utrzymaniu dyscypliny i skupienia, a także w wyraźnym komunikowaniu uczestnikom, że ich czas jest cenny.
Określenie, ile czasu będzie poświęcone na każdy punkt agendy, pomoże w efektywnym zarządzaniu dyskusją. Jednocześnie w dłuższej perspektywie, jeśli będziesz dotrzymywać słowa w kwestii czasu trwania rozmowy czy spotkania, ludzie chętniej będą godzić się na Twoją propozycję, bo będą wiedzieli, że jeśli mówisz, że zajmiesz 30 minut, to dokładnie tyle muszą wygospodarować.
Ostatnie 10% czasu przeznacz na podsumowanie
Jeśli chcesz, by Twoje spotkania kończyły się o czasie i były oceniane jako merytoryczne, zaznacz, że czas zbliża się do końca i chcesz podsumować najważniejsze wątki i ustalić dalsze kroki do podjęcia. Wykorzystanie ostatnich minut spotkania na podsumowanie i ustalenie następnych kroków jest kluczowe dla zapewnienia, że nic nie zostanie pominięte, a wszyscy uczestnicy mają jasny obraz tego, co zostało ustalone. To również czas na wszelkie pytania czy wątpliwości, dzięki którym po pierwsze nie pozostawisz tematów otwartych, zamkniesz klamrą spotkanie, a jednocześnie w podsumowaniu określisz zrealizowane, omówione kwestie i kolejne kroki, co zwiększy postrzeganą wartość całego spotkania.
Ustalaj zasady przebiegu spotkania
W zależności od specyfiki spotkania te zasady będą różne, mogę dotyczyć tego, na jakich warunkach spotykasz się z pracownikiem, jeśli chce omówić projekt, możesz np. oczekiwać, że przygotuje listę pytań, albo kiedy prowadzisz zebranie, możesz poprosić o zapoznanie się w wcześniej z przesłanymi materiałami, by nie omawiać ich w całości na zebraniu, tylko skupić się na najważniejszych kwestiach.
Dostosowanie zasad do specyfiki spotkania może znacząco wpłynąć na jego efektywność. Od uczestników możesz oczekiwać przygotowania się do dyskusji, na przykład przez zapoznanie się z materiałami z wyprzedzeniem lub przygotowanie listy pytań i uwag. Kiedy jasno mówisz o swoich oczekiwaniach co do zaangażowania i przygotowania, zwiększasz szanse na skupienie się na najważniejszych kwestiach i maksymalizację produktywności podczas spotkania.
Zastosowanie tych czterech zasad może przemienić każde spotkanie biznesowe w produktywną i cenioną przez uczestników sesję. Kluczem jest zrozumienie, że czas jest najcenniejszym zasobem, zarówno dla lidera, jak i dla każdego uczestnika. Efektywne zarządzanie tym czasem, poprzez celowe planowanie, dyscyplinę i szacunek dla zaangażowania każdego, otwiera drogę do lepszej współpracy, większej produktywności i budowania silniejszych, profesjonalnych relacji.
0 komentarzy