Ostatnia mila spotkań biznesowych

Jak często zdarza Ci się czekać w firmie, restauracji na spotkanie biznesowe z gościem, który dzwoni, że się spóźni, bo szuka adresu, nie wie gdzie wjechać, albo nie może znaleść miejsca do parkowania? Albo wchodząc na spotkanie Twój rozmówca informuje, że musiał zostawić samochód w miejscu zakazu, a potem stresuje się przez całe spotkanie czy nie założą mu blokady?

Z drugiej strony pewnie sam nie raz miałeś taką sytuację, że sprawdziłeś na nawigacji czas dojazdu, na drugi koniec miasta, ba nawet na drugi koniec kraju dojechałeś sporo przed czasem, ale potem krążenie wokoło, szukanie adresu czy parkingu zajęło tyle czasu, że ostatecznie wpadałeś na spotkanie na ostatnią chwilę albo spóźniony. 

Jeszcze zanim sama zrobiłam prawo jazdy, zdążyłam zaobserwować takie problemy moich klientów, kiedy wspólnie jechaliśmy na spotkanie biznesowe, dlatego stworzyłam zestaw porad, które pozwolą Ci zadbać o komfort odwiedzającego Cię klienta, ale także pomogą Ci bez stresu dotrzeć na każde spotkanie. 

Jak ułatwić gościom przyjazd do firmy? 

Kiedy codziennie przyjeżdżasz do biura, mógłbyś tam trafić z zamkniętymi oczami i bez jakichkolwiek oznaczeń, jednak kiedy dana osoba, ma do was trafić po raz pierwszy sprawa nie jest dla niej taka oczywista. 

Dlatego po pierwsze warto przygotować krótką instrukcję z dojazdem w wersji PDF, którą Ty, asystentka, lub osoba umawiająca spotkanie prześlesz do gościa. 

Warto w instrukcji dojazdu zamieścić zdjęcie budynku, najważniejsze instrukcje dotyczące dojazdu, od której strony jest wjazd, w którym miejscu zjechać z drogi głównej, a przy większych kompeksach biurowych, do którego budynku się kierować. 

Kiedyś udając się do studia nagraniowego otrzymałam nawet filmik pokazujący w przyspieszonym tempie, gdzie dokładnie mam wjechać i gdzie skręcić. Takie proste gesty sprawiają, że klient czuje się zaopiekowany, jeszcze zanim przekroczy próg Twojej firmy. 

Jeśli posiadasz prywatny parking obok firmy, masz pewność, że gość znajdzie dla siebie miejsce – nie ma problemu. Jednak jeśli parking jest współdzielony z innymi firmami, albo znajduje się blisko innych obiektów, trudno uniknąć „nieproszonych” aut. W takiej sytuacji warto wcześniej zarezerwować miejsce słupkami, albo nawet wyznaczyć osobę, która 15 minut wcześniej wyjdzie przed budynek, by zaczekać na miejscu parkingowym i powitać gościa.

To oczywiście obsługa VIP, ale z doświadczeń klientów, u których wdrożyliśmy takie rozwiązania wiem, że robi to wrażenie na gościach. Zapraszając gościa do firmy warto zapytać o numery tablic rejestracyjnych samochodu, którym przyjedzie, by osoba dyżurna nie musiała już dzwonić i dopytywać, czy taka osoba może wjechać, ale widząc konkretny numer rejestracyjny, mogła podejść i przywitać „Dzień dobry Panie Kowalski, czekaliśmy na Pana, miejsce parkingowe już na Pana czeka.” 

Jeśli obok firmy, albo restauracji, w której umawiasz się z gościem, nie ma miejsc parkingowych, warto udzielić informacji, gdzie znajduje się najbliższy parking i gdzie najłatwiej znaleźć wolne miejsca. 

Jak zaplanować przyjazd, by zawsze być na czas? 

Jeśli jeździsz na wiele spotkań, trudno za każdym razem być pół godziny wcześniej, bo w skali tygodnia czy miesiąca uzbiera się sporo zmarnowanego czasu. Jednak z doświadczenia mojego i moich klientów wiem, że sam adres nie wystarczy. Warto ustalając miejsce spotkania zapytać o dokładny adres i np. sprawdzić widok notoczenia budynku w Google Earth. Jeśli firma posiada własny parking, możemy zapytać czy będziemy mogli z niego skorzystać (czasami jest przeznaczony tylko dla pracowników, samochodów z przepustką, a w przypadku instytucji państwowych i terenów wojskowych potrzebna jest wcześniejsza zgoda na wjazd). Jeśli obok miejsca spotkania nie ma miejsc parkingowych możemy poprosić o rekomendację zapraszającego, albo sami sprawdzić gdzie wokoło będą dogodne miejsca i wtedy w nawigację wpisać adres parkingu, nie firmy. 

Druga kwestia to tworzenie zapasu czasowego i jego dobre wykorzystanie. Jeżeli umawiam spotkania jedno po drugim, zawsze informuję mojego gościa lub zapraszającego, że będę jechała z innego wydarzenia i musimy się liczyć z opóźnieniem. Jeśli natomiast mogę sobie pozwolić na bufor czasowy, jadę w dane miejsce wcześniej, a dodatkowy czas pozostały do spotkania wykorzystuję na sprawy, na które na co dzień szkoda mi czasu: porządkowanie poczty mailowej, przeczytanie zapisanych artykułów, porządkowanie zdjęć w telefonie, albo oddzwanianie na telefony. W ten sposób dodatkowo redukuję ryzyko, że ktoś będzie próbował się dodzwonić akurat w trakcie spotkania. 

A co jeśli jednak? 

A co jeśli jednak mimo wszelkich starań spóźnisz się na spotkanie? Po pierwsze informuj o tym uczestników spotkania najszybciej jak to możliwe. Zawsze frustruje mnie, kiedy ktoś umówiony ze mną np. na 16:00, o 16:20 wysyła SMSa, że się spóźni i nie informuje ile to spóźnienie może wynieść. Im szybciej poinformujesz o spóźnieniu, tym lepiej Twój gość lub gospodarz może wykorzystać swój czas zamiast bezczynnie na Ciebie czekać. Po drugie jeśli już trafisz na spotkanie nie zarzucaj rozmówcy narzekaniami, jak to straszne są warunki na drodze, okropna pogoda, zła komunikacja… to wszystko negatywnie wpływa na atmosferę. Poprzestań na przeprosinach za spóźnienie i z uśmiechem na ustach przejdź do tematu spotkania. 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *